Lancement de Tout en ligne : les parapheurs et formulaires de Paris 8 passent progressivement au numérique

Le Schéma Directeur du Numérique et des Systèmes d’Information (SDNSI) a identifié comme priorité l’amélioration de ses procédures internes et la modernisation de ses outils de travail. C’est dans ce cadre que l’université a lancé le projet de dématérialisation progressive des parapheurs et des formulaires administratifs nécessitant des validations, des visas ou des signatures. Construit avec les utilisateurs, ce projet vise à répondre aux besoins précédemment exprimés en matière de simplification et de suivi des démarches administratives. À terme, il permettra d’effectuer directement en ligne plusieurs démarches aujourd’hui réalisées sur papier ou via parapheur.

Mené depuis plusieurs mois par la DSIN avec une équipe projet composée de représentants de services, de composantes et de la direction, ce travail a permis de retenir la solution proposée par SRCI. La solution, qui sera déployée à l’université sous le nom Tout en ligne, est apparue comme la plus adaptée à nos besoins.

Elle est déjà utilisée par de nombreux établissements publics et organismes de recherche, dont l’Agence nationale de la recherche (ANR), l’université de Lille et l’université Savoie Mont Blanc.

Une première phase de test est lancée cet été avec plusieurs structures pilotes autour d’usages concrets du quotidien, comme les ordres de mission ou les états liquidatifs des jours télétravaillés, avant un déploiement progressif à l’échelle de l’université au cours de l’année universitaire 2026-2027. Les services et composantes qui ne participent pas à cette première phase seront progressivement accompagnés dans la mise en place des usages correspondant à leurs activités.

Cette évolution doit permettre de simplifier le suivi de certaines demandes, d’apporter davantage de fluidité dans les circuits de validation et de faciliter le traitement de certaines démarches administratives. Elle doit également contribuer à limiter les impressions papier, dans une logique plus écoresponsable, tout en libérant du temps pour d’autres missions.

De nouvelles informations vous seront communiquées à la rentrée sur les prochaines étapes du déploiement.

Une démarche collective

L’équipe projet réunit :

• Mohamed Hamdoun, sponsor du projet
• Georges Sawaya, directeur de la DSIN
• Régis Begaud, directeur de projet et responsable du pôle applications de la DSIN
• Nabil Belkouch, chef de projet métier
• Marylène Moreau, cheffe de projet DSIN
• Kamel Aoudjehane, Éléonore Bourdeaux, Carine Moin, Stéphane Onillon et Nelly Porta, référents métiers et membres du comité projet
• Marion Mainfray, responsable de la communication

Les premiers cas d’usage ont également été construits avec l’appui de Stéphanie Assanemougamadou, Nabil Belkouch, Christelle Denis, Sophie Duros, Magalie Godard, Carine Moin, Stéphane Onillon, Nadège Peron, Hugues Rainvillé, Haki Shtalbi ainsi que des contributeurs à la DSIN.

Le projet est piloté par le Comité de pilotage composé de Mehdi Ammi, Kevin Chicheportiche, Mohamed Hamdoun, Salma Lanouni, Maxime L’Héritier, Maïté Oyarzabal, Georges Sawaya et Nathalie Vincent.